Blog Datum: 07-11-2017

Hoe ziet jouw factuur eruit? – Juridische aspecten 1

Het opstellen van een goede factuur gaat verder dan het vermelden van het bedrag, een logo en een adres. De belastingdienst stelt ook eisen aan een factuur. Waarom deze eisen gesteld worden en wat deze eisen precies zijn, zetten we voor je op een rijtje in deze blog.

Maar eerst: waarom worden er eisen aan de factuur gesteld?
Het is wettelijk verplicht om als ondernemer een administratie bij te houden. Maar denk ook zeker aan de voordelen die het bijhouden van een administratie voor jou en je onderneming biedt.

Zo heb je door middel van een up-to-date administratie beter inzicht in je omzet, kosten en winst. Je kunt tijdig bijsturen wanneer er mee- of tegenvallers zijn. Daarnaast kun je met een goede administratie eenvoudiger aangifte btw of inkomstenbelasting doen. Tenslotte heb je om in aanmerking te komen voor aftrekposten, zoals de zelfstandigenaftrek of de kleineondernemersregeling, een sluitende administratie als bewijs nodig.

Onder andere voor de btw-aangifte ben je als ondernemer verplicht om een administratie bij te houden die voor de Belastingdienst controleerbaar is. De facturenadministratie hoort daar ook bij.

Eisen van de Belastingdienst aan je facturenadministratie
Welke eisen worden er door de Belastingdienst gesteld aan een degelijke facturenadministratie?

  • Dit lijkt een open deur, maar: je maakt een factuur voor alle goederen en diensten die je aan andere ondernemers levert. Maar heb je bijvoorbeeld een taxibedrijf of horecaonderneming? Dan kan het zijn dat je in aanmerking komt voor de verminderde factuurvereisten. Overleg met je NOAB-adviseur of je daarvoor in aanmerking komt.
  • Je stuurt ook een factuur wanneer je een vooruitbetaling hebt ontvangen. Wanneer de daadwerkelijke levering van de goederen of diensten plaatsvindt, breng je de vooruitbetaling zichtbaar op de eindfactuur in mindering.
  • De factuur dient uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarop je de goederen of diensten hebt geleverd, verzonden te zijn. Lever je bijvoorbeeld goederen aan een klant op 17 oktober, dan dien je uiterlijk op 15 november de factuur te hebben verzonden.
  • Bewaarplicht: Je hebt de plicht om de facturen te bewaren. Welke eisen zijn hieraan verbonden?
    • De bewaarplicht voor je administratie bedraagt 7 jaar.
    • De bewaarplicht voor onroerende zaken bedraagt 10 jaar.
    • Of je de administratie digitaal of op papier bewaart, is aan jou. Belangrijk hierbij is dat de digitale versie dezelfde informatie bevat als de papieren versie. De digitale versie moet bij een controle van de belastingdienst beschikbaar en controleerbaar zijn.

Wat moet er inhoudelijk op de factuur staan?
Ten slotte gelden de minimale vereisten die op een factuur dienen te staan volgens de Belastingdienst:

  • Je volledige (bedrijfs)naam, hiermee wordt je juridische naam bedoelt. Wanneer je een handelsnaam hebt, mag je deze ook vermelden, mits deze in combinatie met het adres en de woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd.
  • De volledige naam van je klant.
  • Het volledige adres van je onderneming en dat van je klant. Let op: alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • Je btw-nummer. Heb je een fiscale eenheid voor de btw? Dan neem je het btw-nummer op van het onderdeel dat de prestatie levert.
  • Je KvK-nummer.
  • Een factuurdatum: dit is de datum waarop de factuur is uitgereikt.
  • Een opeenvolgend factuurnummer: de meest eenvoudige versie is 1, 2, 3 etc.
  • De aard van de goederen of diensten die je hebt geleverd.
  • De hoeveelheid van de goederen of de omvang van de diensten die je hebt geleverd.
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn of worden geleverd. In het geval van een vooruitbetaling, vermeld je ook de datum van de vooruitbetaling.
  • Het bedrag dat je in rekening brengt, exclusief btw.
  • Het btw-tarief in procenten dat je in rekening brengt.
  • Het btw-bedrag in euro’s.

Let op: er gelden enkele uitzonderingen wanneer je aan particulieren verkoopt, ABC transacties plaatsvinden, je gebruik maakt van automatische incasso etc. Kijk daarom vooraf op de website van de belastingdienst.

Niet vereist door de Belastingdienst, maar wel handig:

  • Het totaalbedrag van de factuur.
  • Het logo van je bedrijf.
  • De betaling onder vermelding van factuurnummer.
  • Een contactpersoon.
  • Het betalingstermijn.

Vragen?
Heb je vragen over je factuuradministratie? Wil je zeker weten of je factuur voldoet aan de factuurvereisten van de belastingdienst? Neem dan contact op met je NOAB-administratie- en belastingadvieskantoor.

En de betaling?
Daar hebben we twee praktische blogs over geschreven, die inzoomen op het debiteurenbeheer: hoe zorg je dat je factuur op tijd betaald wordt, en wat heeft dat voor invloed op je werkkapitaal?

Deze blog is een momentopname en voor het laatst aangepast op 7 november 2017.

Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt

NOAB kantoor zoeken

Zoeken binnen de kennisbank