Blog Datum: 26-01-2018

Je administratie opstarten?

Het inrichten van de administratie van je onderneming begint bij goed te weten waar je wettelijk aan moet voldoen. Maar waar begin je? Welke zaken dien je te bewaren en hoe lang? Hoe zorg je ervoor dat je documenten voor bijvoorbeeld de Belastingdienst en de KvK op orde hebt? In deze blog zetten we het voor je op een rijtje.

Waarom zou je je administratie inrichten?

Allereerst geldt er vanuit de Belastingdienst een plicht om een controleerbare administratie bij te houden. Deze plicht wordt grotendeels ingegeven vanuit de btw-aangifte en de jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting.

Om daarnaast gebruik te kunnen maken van fiscale faciliteiten die de Belastingdienst biedt, zoals de startersaftrek, zelfstandigenaftrek en kleineondernemersregeling, dien je deze documentatie in je administratie op te nemen. Hierbij gaat het om de documentatie waarmee je kunt aantonen dat je voldoet aan de voorwaarden voor deze aftrekposten, zoals het urencriterium en het maximaal te betalen btw bedrag om in aanmerking te komen voor de kleineondernemersregeling.

Tenslotte is een goede inrichting van je administratieve organisatie ook fijn voor jou als ondernemer. Je weet namelijk zeker dat je voldoet aan je verplichtingen en kunt daardoor je aandacht richten op wat belangrijk is: ondernemen.

Eisen vanuit de Belastingdienst

De Belastingdienst heeft een rijtje van verplichtingen waar je als ondernemer aan dient te voldoen ten aanzien van de inrichting van je administratieve organisatie. Het is verstandig om je administratie in te richten met hulp van je administratiekantoor. Dan kun je kijken welke praktische informatie je nog meer uit je administratie kunt halen. Bij voorbeeld een dashboard met actuele cijfers hoe je onderneming er voor staat, of een prognose voor komend kwartaal.

Basisgegevens administratie:

  • kasadministratie: alle contante inkomsten en uitgaven.
  • debiteurenadministratie: dit is een overzicht van alle uitgaande verkoopfacturen die per jaareinde nog niet betaald zijn door je klant(en).
  • crediteurenadministratie: dit is een overzicht van alle ontvangen inkoopfacturen die je per jaareinde nog niet betaald hebt aan je leverancier(s).
  • voorraadadministratie: alleen van toepassing als je voorraad hebt. Dit is een overzicht van alle voorraad die je hebt staan per jaareinde (in aantallen en euro’s, inkoopwaarde exclusief btw).
  • inkopen: overzicht van al je inkopen in het jaar.
  • verkopen: overzicht van al je verkopen in het jaar.
  • loonadministratie: indien je medewerkers in loondienst hebt, of jezelf uitbetaalt vanuit je onderneming, dien je hiervoor een aparte loonadministratie bij te houden.
  • grootboek: dit is het totaaloverzicht van alle bovenstaande punten. Het grootboek moet aansluiten op je aangifte die je per jaareinde moet doen als ondernemer.

Overige documentatie

  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken, zoals huurovereenkomsten, contracten met leveranciers en klanten, gemaakte afspraken met gemeente, provincie of belastingdienst.
  • Agenda’s en afsprakenboeken, met name ten behoeve van het urencriterium.
  • Gegevensbestanden en bijbehorende software, zoals auditfiles waarin de mutaties in je administratie zijn opgenomen en de software (je boekhoudpakket) waarin deze gegevensbestanden zijn opgenomen. Je mag zelf bepalen in welke software je deze gegevensbestanden bijhoudt. Zorg er wel voor dat deze beschikbaar is en blijft, ook al gebruik je dit pakket niet meer. De belastingdienst kan namelijk tot zeven jaar terug een controle uitvoeren waarbij deze documentatie beschikbaar dient te zijn.

Documentatie: digitaal of op papier?

De documentatie mag volledig digitaal zijn, dus ook bijvoorbeeld de facturen: zolang de scans maar net zoveel informatie verschaffen als de originele papieren versie. Vergeet ook niet je agenda’s te bewaren voor bijvoorbeeld het urencriterium. Want op het moment dat je genoeg uren maakt, kom je in aanmerking voor aftrekposten bij je aangifte inkomstenbelasting. Wil je hier meer over weten? Lees dan deze blog. 

Bewaarplicht

Je administratie dien je zeven jaar te bewaren. De Belastingdienst verstaat hieronder:

  • Grootboek;
  • Debiteuren- en crediteurenadministratie;
  • Voorraadadministratie; en
  • In- en verkoopadministratie.

Tip: Wist je dat het mogelijk is om een kortere bewaartermijn met de Belastingdienst af te spreken? Bespreek dit samen met je NOAB-adviseur met de Belastingdienst.
Uitzondering op de bewaarplicht: gegevens over onroerende zaken (als je bijvoorbeeld een pand hebt gekocht), moet je tien jaar bewaren.
Let op! Ook wanneer je administratie is uitbesteed, gelden deze bewaartermijnen van 7 en 10 jaar.

Aanleveren Kamer van Koophandel

Wanneer je een B.V. hebt, dien je jaarlijks je jaarcijfers te deponeren bij de Kamer van Koophandel. Heb je een eenmanszaak of VOF? Dan heb je na je inschrijving administratief nog maar weinig met de KvK van doen. De inhoud van de te deponeren jaarcijfers van je B.V. is afhankelijk van de omvang van je onderneming. Het overgrote deel van de MKB-ondernemers en ZZP-ers valt in het jaarrekeningregime ‘micro’ of ‘klein’.

Micro                  Klein Middelgroot         
Activa ≤ € 350 K ≤ € 6 mln ≤ € 20 mln
Omzet ≤ € 700 K ≤ € 12 mln ≤ € 40 mln
Werknemers (gemiddeld) < 10 < 50 < 250

Tabel: jaarrekeningregime

Neem contact op met je NOAB-adviseur zodat je de juiste cijfers deponeert bij de Kamer van Koophandel. Maar let ook op dat je niet onnodig en onbedoeld (te) veel publiceert. Deze informatie is namelijk voor iedereen (dus ook je concurrenten), op te vragen. Een jaarrekening die valt onder het regime micro of klein hoeft alleen een beperkte (micro) of verkorte (kleine) balans te bevatten en een beperkte toelichting.

Vragen?

Heb je vragen over de inrichting van je administratieve organisatie, of heb je er hulp bij nodig? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur.

Deze blog is een momentopname en voor het laatst aangepast op 26 januari 2018.

Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt

NOAB kantoor zoeken

Zoeken binnen de kennisbank