Blog Datum: 13-02-2018

Loonadministratie: Moet ik dat zelf blijven doen?

De loonadministratie: voor veel ondernemers wordt dit gezien als een grote administratieve last, niet in de minste plaats door de complexe en voortdurend wijzigende wet- en regelgeving. Gelukkig zijn er voldoende mogelijkheden om de loonadministratie uit te besteden bij je NOAB-administratiekantoor. Maar waar moet je dan rekening mee houden? Wat moet je als ondernemer nog wel zelf blijven doen?

Uitbesteden – hoe werkt dat?

Het uitbesteden van de loonadministratie is een veel gebruikte methode bij ondernemers om een administratieve lastenverlichting te realiseren. Niet alleen het opzetten van de loonadministratie, maar ook het bijhouden en verwerken van de maandelijkse mutaties in het de salarissen, de werkgeverskosten en het personeelsbestand kosten veel tijd. Dan hebben we het nog niet eens gehad over het onoverkomelijke up-to-date blijven bij complexe wet- en regelgeving omtrent loonbelasting en andere fiscale regelingen. Het uitbesteden van de loonadministratie lijkt daarmee een uitkomst te bieden voor veel ondernemers.

Hoe gaat uitbesteden in zijn werk
Voorafgaand aan het uitbesteden is het belangrijk om met je NOAB-adviseur te overleggen. Welk deel doe je zelf, wat wil je aan je adviseur overlaten? Moet ook de aangifte loonbelasting worden meegenomen, en de lonen worden geboekt in de administratie? Bespreek het van tevoren en kijk wat het best bij jouw situatie past.

Gegevens en mutaties aanleveren
Allereerst lever je alle loongegevens aan bij je NOAB-adviseur die momenteel in jouw loonadministratie zitten. Hij of zij zal dit verwerken in de salarissoftware.

Vervolgens lever je maandelijks de mutaties aan in de loonadministratie. Denk hierbij aan:

  • Wijzigingen in adresgegevens van medewerkers;
  • Wijzigingen in bankrekeningnummers van medewerkers;
  • Nieuwe medewerkers;
  • Vertrekkende medewerkers;
  • Promoties en bonussen;
  • Overwerkuren en toeslagen;
  • Ziekteverzuim;
  • Wijzigingen in parttime percentages; of
  • Nieuwe leaseauto’s van medewerkers.

Loonstroken, journaalpost en aangifte
Je NOAB-adviseur maakt hier vervolgens maandelijks de loonstroken van die naar de medewerkers verstuurd worden. Afhankelijk van de afspraken die je maakt met je NOAB-adviseur, wordt ook de maandelijkse loonjournaalpost aangeleverd voor de boekhouding (of rechtstreeks verwerkt in de boekhouding wanneer deze reeds door je NOAB-adviseur wordt bijgehouden) en worden de betaaloverzichten klaargezet. Daarnaast kan direct de aangifte loonbelasting worden ingediend bij de Belastingdienst.

Inzicht door rapportages
Je kunt ook afspreken dat er periodiek HR-rapportages beschikbaar komen. Dit kunnen bijvoorbeeld rapportages zijn over het ziekteverzuim, loonkosten per medewerker, opbrengst per medewerker of een standenregister (zie de tip verderop in deze blog).

Jaarstukken
Jaarlijks, bij het opstellen van de jaarstukken en de aangifte, wordt tevens een jaaropgaaf voor de medewerkers gemaakt alsmede de verzamelloonstaat en cumulatieve loonjournaalpost voor de administratie.

De voordelen

De voordelen van het uitbesteden van de loonadministratie hebben we hier kort op een rijtje gezet:

  • Administratieve lastenverlichting;
  • Je NOAB-adviseur zorgt dat hij/zij helemaal op de hoogte is van alle wet- en regelgeving, zodat je gebruik kunt (blijven) maken van de (fiscale) faciliteiten en voordelen;
  • Verwerken van de loonadministratie en aangifte loonbelasting door je NOAB-adviseur op een correcte wijze;
  • Verwerking van mutaties door ervaren medewerkers, die hier dagelijks mee te maken hebben;
  • Rapportages die je inzicht geven in de kosten van je personeelsbestand, verzuimcijfers
  • Kostenvoordelen: de prijs per loonstrook is in verhouding vaak lager dan een medewerker aannemen die het intern verwerkt.

Wat wordt van jou als ondernemer verwacht?

Het uitbesteden van je loonadministratie biedt je vele voordelen als ondernemer, maar ontslaat je niet direct van alles. Let daarom goed op de volgende zaken die nog wél van jou als ondernemer verwacht worden op het moment dat je je loonadministratie hebt uitbesteed:

  • Je blijft verantwoordelijk voor een correcte aanlevering van de mutaties aan je NOAB-adviseur.
    Zorg ervoor dat je een duidelijke administratie bijhoudt van alle mutaties van je personeelsleden. Wanneer je gegevens niet aanlevert aan je NOAB-adviseur, kan hij/ zij deze ook niet verwerken. Overleg met je NOAB-adviseur hoe je deze gegevens het beste kunt bewaren en aanleveren. Vaak kan dit via een online portal dat je heel veel tijd bespaart.
  • Blijf de verwerking van de salarismutaties
    Je levert de maandelijkse mutaties aan bij je NOAB-kantoor, die daar worden verwerkt. Ondanks zorgvuldige controle blijft dit mensenwerk en kan er altijd een onbewuste fout ontstaan. Deze controle is echter snel gedaan wanneer je per medewerker de salarissen van de huidige maand vergelijkt met die van de voorgaande maand. Zit er een mutatie in het te betalen bedrag per medewerker? Dan moet dit te verklaren zijn door bijvoorbeeld een overwerktoeslag, wijziging in parttime percentage, promotie, nieuwe auto etc.

    Tip: 
    Vraag je NOAB-adviseur om een maandelijks standenregister mee te sturen. Hierin staat de vergelijking van de maandelijkse salarissen per medewerker van de huidige en de voorgaande maand naast elkaar. Dit maakt het controleren snel en efficiënt.
  • Je blijft zelf verantwoordelijk voor een correcte betaling van de salarissen en de loonbelasting.
    Je NOAB-adviseur kan je een betaaloverzicht aanleveren voor zowel de salarissen als de loonbelasting, maar deze dien je nog wel te controleren. Een eenvoudige manier om dit te controleren is door het bedrag van de huidige maand te vergelijken met het bedrag van de voorgaande maand. Wijkt dit substantieel af? Vraag dan na waardoor dit wordt veroorzaakt.

Vragen

Heb je vragen over de mogelijkheden omtrent het uitbesteden van je loonadministratie? Neem dan contact op met je NOAB-adviseur. Zij helpen je graag verder.

Deze blog is een momentopname en voor het laatst aangepast op 13 februari 2018.

Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt

NOAB kantoor zoeken

Zoeken binnen de kennisbank