Blog Datum: 20-10-2017

Tips voor jouw debiteurenbeheer!

Als ondernemer krijg je vroeg of laat te maken met klanten die niet willen of niet kunnen betalen. Welke maatregelen kun je aan de voorkant nemen om dit zoveel mogelijk te voorkomen? Welke opties heb je zodra het misloopt?

Het begint aan de voorkant

Een goed debiteurenbeleid begint aan de voorkant. Bij jezelf dus. De belangrijkste zaken hebben we voor je opgesomd.

Voel je niet bezwaard
Allereerst: voel je nooit bezwaard om achter klanten aan te gaan wanneer een betaling uitblijft. Je hebt immers hard gewerkt voor die klant en het is niet meer dan logisch dat je dan ook boter bij de vis krijgt.

Wees duidelijk
Wees naar al je klanten duidelijk over betalingen en betaaltermijnen! Dit begint bijvoorbeeld al met het duidelijk vermelden van de betaaltermijn op je offerte, de factuur, de website en de algemene voorwaarden. 

Hanteer een strak beleid
Stel een debiteurenbeleid op en houd je hier ook aan. Hierbij werkt het het beste om dit debiteurenbeleid op papier te hebben, zodat je een schema hebt waar je je aan kunt houden. (Zie ook verderop)

 Schrijf ieder contact met klanten over factuurbetalingen op. In veel gevallen kan dit rechtstreeks in de administratie worden verwerkt zodat je alles in één overzicht hebt.

Stuur tijdig herinneringen
Onderdeel van een strak debiteurenbeleid is het tijdig versturen van herinneringen. Je kunt dit inrichten in je (online) administratie.

Maak hierbij bijvoorbeeld een systeem waarbij je 7 dagen na vervaldatum van de factuur een eerste herinnering stuurt, na 14 dagen een tweede en na 18 dagen belt. Agendeer deze data zodat je ook écht je betalingsherinneringen structureel kunt opvolgen.

TIP: wanneer je een herinnering stuurt, stuur dan een kopie van de originele factuur mee. Op deze manier voorkom je dat er onnodig tijd verloren gaat doordat klanten de factuur moeten opzoeken of zeggen de factuur niet te hebben ontvangen.

Wat als het écht misgaat

Ondanks een helder en strak georganiseerd debiteurenbeleid kan het altijd misgaan. Welke opties heb je dan? 

Blijf in contact met je klant
Probeer altijd met je klant in gesprek te blijven. Bespreek de openstaande facturen en probeer samen tot een oplossing te komen.

Het kan namelijk best zijn dat een klant wel wil betalen, maar momenteel te krap bij kas zit. Overweeg dan of je een betalingsregeling wilt afspreken. Houd daarbij wel in de gaten dat je klant zich ook daadwerkelijk aan deze regeling houdt. Leg deze betalingsregeling goed vast en deel deze met je klant.

Stop leveringen van goederen of diensten
Zodra facturen om onduidelijke redenen niet betaald worden, stop dan de leveringen van goederen of diensten aan deze klant. Op deze manier voorkom je dat de onbetaalde facturen zich opstapelen. Communiceer wel met je klant dat je om deze reden stopt met leveringen van goederen of diensten. Vaak vindt een betaling hierna snel plaats.  

Huur een incassobureau in
Een laatste redmiddel is het incassobureau. Hierin zijn diverse gradaties mogelijk. Zo is het mogelijk om een deurwaarder een brief te laten sturen. Of hem langs te laten gaan om de factuur te laten innen.

In uiterste gevallen kun je vragen het incassobureau over te laten gaan tot een dagvaarding. Houd hierbij wel rekening met extra kosten voor jou en je klant. 

Een dagvaarding via een incassobureau is wel een uiterste poging je geld binnen te krijgen: het spreekt voor zich dat het je relatie met je klant meestal geen goed doet. Probeer dus altijd eerst álle andere betalingsopties met je klant te bespreken alvorens voor een dagvaarding te kiezen.

 Vragen

Heb je vragen over het inrichten van een duidelijk debiteurenbeleid voor jouw onderneming? Stel deze dan aan je NOAB-adviseur.

Vind een NOAB-kantoor bij jou in de buurt

NOAB kantoor zoeken

Zoeken binnen de kennisbank